Настраиваем бизнес-процессы: внедрение amoCRM, Profitbase и Roistat в СК «Новый мир Химметалл»

В кейсе ERA Agency. Рассказали, как провели настройку бизнес-процессов в отделе продаж клиента: внедрили новую CRM, запустили сайт с каталогом квартир, интегрировали системы колтрекинга, аналитики и документооборота и провели обучение отдела продаж.

О клиенте

Строительная компания «Новый мир Химметалл» входит в 100 крупнейших компаний Новосибирска, имеет в своем портфеле 5 завершенных жилых комплексов в среднем и премиальном сегменте.

Предыстория

Первоначально у застройщика уже была внедрена CRM Битрикс24.
Предыдущий подрядчик сделал все так, как делать не надо:

• не были настроены бизнес-процессы;
• не была интегрирована телефония и calltracking;
• ни один сотрудник в компании не знал, как работать в CRM;
• планового обучения никто не проводил.

В результате средства были потрачены, а менеджеры работали в шахматках таблицах Excel как раньше.

План работ и этапы внедрения

После совещания с отделом маркетинга и продаж было решено внедрять связку amoCRM+Profitbase+Roistat. amoCRM выгодно отличает понятный интерфейс, и поскольку в текущей CRM Битрикс24 никто не работал, необходимо было перенести лишь клиентскую базу. Profitbase полностью закрывает потребность застройщика в создании интерактивного каталога недвижимости и автоматизации отдела продаж, а Roistat транслирует данные по источникам трафика и звонков в CRM систему.

Этапы внедрения

Исследование бизнес-процессов компании

Было проведено несколько интервью с сотрудниками отдела продаж, IT-отделом, руководителем отдела маркетинга и руководителем отдела продаж. Выяснили потребности и проблемные места во взаимодействии отделов.

Формирование воронок

Сформировали 3 воронки продаж:

1. Входящие заявки. Заявки попадают в CRM через формы на сайте, каталог Profitbase, онлайн-консультанта и входящие звонки —если номер уже есть в базе, новая сделка не создается.
2. Заявки от агентств недвижимости: агентский доступ.
3. Отложенный спрос: клиенты с циклом сделки более 6 месяцев, длинные интервалы для коммуникаций и дополнительные инструменты для «подогрева» — email и SMS рассылки о повышении цены.

Формирование дополнительных полей, тегов, и автоматических задач

Были созданы автоматические задачи для сотрудников отдела продаж, теги с указанием источника трафика и дополнительные поля для нужд отдела продаж

Подключение SIP телефонии для мобильных телефонов

Менеджеры отдела продаж часто выезжают из офиса на объект для показа квартиры потенциальным покупателям и должны быть на связи. Мы подобрали для застройщика мобильную SIP телефонию на основе оператора «Мегафон» — менеджеры как и раньше звонят с мобильных телефонов, однако все разговоры записываются в CRM и прикрепляются к сделке.

Подключение Profitbase

Рендеры жилого комплекса и планировки уже были готовы, поэтому создание смарт-каталога с шахматкой заняло всего 2 рабочих дня. Интеграция с amoCRM для 4 пользователей была выполнена за 1 день.

Подключение каналов коммуникации

Все формы заявки на сайте были выполнены через форму обратной связи amoCRM с подключенным аккаунтом Google Analytics с настроенными целями. Виджет обратного звонка Pogodi widget был интегрирован с amoCRM с сохранением записи звонка в карточке сделки. Так же мы прикрепили аккаунт корпоративной почты и агентский доступ Profitbase для приема заявок от агентств недвижимости.

Подключение Roistat

Год назад Roistat не мог подтягивать данные по источникам трафика из Profitbase, поэтому пришлось достаточно долго танцевать с бубном, чтобы получить данные по пользователям со смарт-каталога. Сейчас Profitbase поддерживает интеграцию с Roistat, и процесс интеграции стал значительно проще.

Обучение сотрудников

Обучение сотрудников — один из основных столпов успешного внедрения CRM системы. Были продемонстрированы все возможности, с сотрудниками отдела продаж был пройден полный цикл сделки, от входящей заявки до формирования договора на продажу квартиры.

Автоматизация документооборота

После пары месяцев работы в amoCRM и Profitbase от клиента поступил запрос на автоматическое создание договора долевого участия (ДДУ). Был выбран виджет Get8 Profitbase — готовое решение с парсингом данных квартире из Profitbase. Были созданы около 20 шаблонов договоров для каждого типа планировки — теперь менеджеры создают договор ДДУ прямо из карточки сделки в несколько кликов при условии заполнения паспортных данных клиента в CRM.

После привязки Profitbase к amoCRM менеджеры отдела продаж получили возможность управлять бронированием прямо в воронке amocrm, причем данные по каждой квартире прикрепляются в карточку сделки. Все коммуникации (сайт, онлайн-консультант, входящие звонки) интегрированы с CRM. Менеджеры формируют договор долевого участия одним кликом.

Автор кейса