Как застройщику построить эффективную систему продаж

В условиях высокой конкуренции на рынке недвижимости отдел продаж играет ключевую роль. Ошибки в его работе приводят к потере клиентов и затянутым срокам реализации проектов. Поэтому для застройщика важно не просто набрать менеджеров, а выстроить системный процесс. В этой статье разберём, как застройщику создать эффективный отдел продаж: от стратегии и структуры до технологий и аналитики.

Как разработать стратегию и выстроить структуру отдела продаж

Когда застройщик задумывается о создании отдела продаж, первый шаг — стратегия. Ошибка многих компаний в том, что они начинают с найма менеджеров и постановки плана «с потолка». В результате продажи идут нестабильно, сотрудники теряют фокус, а бизнес недополучает прибыль. Чтобы избежать этого, нужно последовательно разработать план продаж и выстроить правильную организационную структуру.

Разработка плана продаж

План продаж — это не просто цифра, сколько квадратных метров нужно реализовать в месяц. Это инструмент, который задаёт ориентиры и мотивирует команду. В нём должны быть три уровня:

Минимум — обеспечивает безубыточность, показывает нижнюю планку;
Норма — реалистичный целевой показатель, на который ориентируется вся команда;
Максимум — амбициозный план, перевыполнение которого стимулируется премиями.

План строится на данных: анализе предыдущих периодов, текущего спроса и прогнозов рынка. Например, рост числа сделок можно предположить при запуске госпрограмм субсидированной ипотеки или активизации конкурентов. Но план всегда остаётся гибким документом: его корректируют по мере накопления новых данных и изменений в экономике.

Если компания работает давно, можно использовать объективный метод прогнозирования — аналитику прошлых периодов с поправкой на новые факторы. Для новых проектов подходит субъективный метод — оценка потенциала на основе экспертного мнения руководителя и самих продавцов.

Создание организационной структуры

После определения целей нужно понять, кто именно будет их выполнять. Здесь важно учитывать два момента: количество сотрудников и распределение функций.

Роль руководителя. Если у отдела нет сильного руководителя, компания теряет до трети прибыли: сотрудники работают разрозненно, падает дисциплина и скорость реакции. На одного руководителя должно приходиться не более 8 менеджеров, а оптимально — около 4. При дальнейшем росте формируется отдельное подразделение с новым руководителем.

Распределение по каналам. Менеджеры должны отвечать за конкретные направления: кто-то работает с входящими заявками, кто-то с агентским каналом, отдельные сотрудники могут заниматься холодными звонками или корпоративными клиентами. Это позволяет быстрее накапливать экспертизу по каждому направлению и работать эффективнее.

Продуктовая матрица и регионы. Если у застройщика несколько продуктов — например, квартиры и коммерческие помещения, их лучше разделить между командами. То же касается территорий: менеджеры должны глубоко знать свой район, рынок и конкурентов.

Формат команд. Существует несколько распространённых моделей:

Остров. Каждый менеджер отвечает за полный цикл сделки — от поиска клиента до закрытия.
Конвейер. Процесс делится на этапы, и за каждый отвечает отдельный сотрудник (например, первичный контакт, презентация, бронирование, договор).
POD-модель. Небольшая кросс-функциональная команда, где вместе работают менеджеры, маркетолог и специалисты по сопровождению.

Выбор зависит от размера компании и целей. Главное — чёткое распределение ролей и здоровая конкуренция внутри отдела. Она формирует боевой дух: сотрудники стремятся быть лучшими в личном зачёте, что положительно отражается на результатах всей команды.

Как построить воронку и наладить процессы продаж

Даже самый сильный руководитель не сможет управлять командой без прозрачных процессов. Чтобы отдел продаж застройщика был предсказуемым и управляемым, нужно выстроить воронку, внедрить CRM и разработать скрипты для общения с клиентами.

Построение воронки продаж

Воронка — это карта, по которой движется клиент от первого контакта до подписания договора. Для застройщика она обычно включает этапы: заявка → звонок или встреча → презентация объекта → бронирование → договор.

Важно не только зафиксировать этапы, но и детально описать действия менеджера на каждом шаге. Например, работа с холодными звонками и отработка входящих заявок требуют разных навыков и скриптов. Если эти процессы смешать, сотрудники будут тратить больше времени и терять эффективность.

Удобнее всего выстраивать такую цепочку через цифровые сервисы. Profitbase для CRM позволяет автоматизировать работу менеджеров, повышать их эффективность на каждом этапе воронке продаж, сокращать срок сделки и увеличивать конверсию в продажу на 30%.

Мы подготовили 6 шаблонов воронок продаж с примерами. Они помогают быстрее настроить процесс, адаптировать его под специфику девелопера и избежать типичных ошибок. Используя готовые схемы, застройщик может сравнить разные модели, выбрать оптимальную и постепенно доработать её под свой проект. Такой подход экономит время при запуске отдела и упрощает обучение новых сотрудников: у менеджеров появляется наглядная инструкция, как вести клиента от заявки до договора.

Внедрение CRM-системы

Ведение клиентов в Excel или «на коленке» сегодня означает потерю прибыли. Без CRM невозможно масштабировать продажи и контролировать команду. Современные системы позволяют видеть в реальном времени:

количество новых заявок за период;
просроченные задачи по клиентам;
историю работы каждого менеджера с конкретным клиентом;
автоматические отчёты по ключевым метрикам и др.

Руководитель получает прозрачную картину и может управлять отделом дистанционно. Кроме того, CRM позволяет настроить этапы воронки под специфику девелопера: продажи квартир, коммерческих помещений, кладовок и других типов недвижимости.

Подробнее о том, как девелоперу внедрить CRM, мы разбирали в статье «Как внедрить CRM для застройщика — от стратегии до результата».

Современные CRM-системы позволяют формировать десятки разных отчётов. Есть три ключевых отчета, с помощью которых можно создать эффективный отдел продаж и держать ситуацию под контролем:

Ежедневный отчёт. Он показывает активность сотрудников: сколько звонков, встреч и действий по клиентам выполнено за день. Это помогает отличить менеджеров, которые реально работают с клиентами, от тех, кто формально выполняет план. На основе этих данных можно корректировать KPI и нормы нагрузки.
Еженедельный отчёт. С его помощью удобно отслеживать, как клиенты продвигаются по воронке. Конверсия звонков во встречи и встреч в бронирования показывает узкие места, где «застревают» потенциальные покупатели.
Ежемесячный отчёт. Даёт более широкую картину: количество новых клиентов, средний чек, итоговую выручку. Эти данные позволяют оценивать динамику продаж и планировать дальнейшие шаги.

Для оценки корректности настройки CRM для застройщика мы подготовили шаблон — чек-лист, который помогает пройтись по ключевым параметрам воронки и понять, где система даёт сбой.

Внутри — конкретные вопросы по распределению заявок, автоматизации, аналитике, интеграциям. Подойдёт как для первичной диагностики, так и для аудита работающей системы.

Чтобы использовать шаблон, достаточно пройти по каждому пункту и отметить, где возникают сложности. В конце получится понятная карта доработок.

Создание скриптов продаж

Даже опытный менеджер нуждается в стандартах. Скрипты — это сценарии общения, которые описывают ключевые шаги: как презентовать проект, как отвечать на возражения, какие аргументы использовать при работе с ипотекой.

Скрипты нужны не для того, чтобы лишить сотрудника свободы, а чтобы задать базовый уровень качества. Для новичков они сокращают период адаптации, а для опытных менеджеров становятся «страховкой», которая помогает не упустить важные детали в разговоре.

Кроме того, скрипты полезны для аналитики: если на определённом этапе воронки падает конверсия, можно быстро проверить, что именно говорят менеджеры, и скорректировать инструкцию.

Как мотивировать сотрудников отдела продаж и повышать их эффективность

Даже при выстроенной воронке и внедрённой CRM результат отдела продаж зависит от людей. Чтобы команда застройщика работала стабильно, нужна система мотивации, понятный процесс найма, регулярное обучение и контроль.

Определение системы мотивации

Главный принцип — прозрачность. Менеджеры должны заранее знать, какую сумму они получат при выполнении плана. Для этого удобно использовать «зарплатный калькулятор», который показывает зависимость дохода от выполнения KPI.

Оптимальная схема сочетает три элемента:

Оклад. Покрывает базовые потребности и создаёт ощущение стабильности;
Процент от сделок. Привязан к результатам конкретного менеджера;
Бонус. Выплачивается за выполнение или перевыполнение плана.

Важно, чтобы KPI были понятны и достижимы. Их формируют из показателей воронки: звонки, встречи, бронирования. Для отдела в целом в KPI закладывают выручку и выполнение плановых показателей.

Налаживание процесса найма

В отделе продаж текучесть неизбежна, поэтому найм должен быть постоянным процессом. Новые сотрудники создают здоровую конкуренцию, мотивируют «старичков» не терять темп и обеспечивают запас для роста. При расширении компании появляется потребность в новых руководителях — и здесь лучшими кандидатами становятся проверенные менеджеры, готовые к повышению.

Создание системы обучения

Развитие сотрудников напрямую влияет на эффективность отдела. Для этого можно использовать:

Систему грейдов, задающую ориентиры развития и повышения уровня;
Доступ к материалам и внутренним тренингам;
Участие в профильных конференциях и семинарах.

Такая система помогает удерживать специалистов, повышает их вовлечённость и формирует позитивный имидж компании на рынке.

Как анализировать и контролировать эффективность отдела продаж

Продажи невозможно масштабировать без постоянного анализа. Даже сильная команда и качественный продукт не дают результата, если показатели не замеряются регулярно. Для застройщика система отчётности и оценка эффективности сотрудников — обязательная часть работы отдела продаж.

Внедрение системы отчётности

Основная цель отчётности — вовремя замечать слабые места и корректировать процесс. Для этого руководителю нужно выстроить многоуровневую систему:

Отчёты по воронке. Конверсии на каждом этапе: от новых заявок до подписания договора. Дополнительно фиксируются данные по каналам продаж, отдельным менеджерам и регионам.
Ежедневные показатели. План/факт по оплатам, привлечённым клиентам, проведённым встречам. Такие метрики позволяют понять, кто работает активно, а кто отстаёт.
Сводный отчёт. Итог за неделю или месяц: сколько объектов продано, сколько броней снято, какой объём выручки получен.

Важно, чтобы данные анализировались не только руководителем, но и самими менеджерами. Если сотрудники видят свой прогресс и вовремя понимают, где отстают, они быстрее корректируют действия.

Отчётность дополняется регулярными встречами:

короткие планёрки каждый день в начале рабочего дня;
пятиминутки для обсуждения результатов в течение дня;
еженедельные стратегические совещания с руководством;
итоговые встречи по итогам месяца.

Такая частота помогает держать команду в тонусе и не оставлять проблемные зоны без внимания.

Анализ эффективности сотрудников

Система контроля должна быть не формальной, а полезной для развития. Для этого используют чек-листы, которые помогают отслеживать ключевые действия.

Для менеджеров: количество звонков, встреч, обработанных заявок.
Для руководителей: контроль качества работы сотрудников, общий объём выручки отдела, текучесть персонала, рост сотрудников по уровням компетенций.

Универсальных чек-листов нет — каждый застройщик формирует их под свои цели и стратегию. Главное, чтобы они отражали реальные приоритеты бизнеса.

Регулярный анализ помогает не только выявлять ошибки, но и формировать базу для развития. Менеджеры получают обратную связь, понимают, какие навыки нужно подтянуть, а руководство видит, как работает весь отдел.

Какие технологии помогают сделать отдел продаж застройщика эффективным

Современный отдел продаж застройщика невозможно представить без цифровых инструментов. Технологии позволяют фиксировать все обращения, ускорять сделки и освобождать менеджеров от рутинных задач. Ключевые направления здесь — IP-телефония и автоматизация коммуникаций с клиентами.

Использование IP-телефонии

Клиент редко звонит больше одного раза. Если звонок потерян, то и сделка, скорее всего, уходит к конкуренту. Поэтому IP-телефония становится базовым инструментом. Она позволяет:

фиксировать все входящие и исходящие звонки;
интегрировать звонки с CRM и автоматически привязывать их к карточке клиента;
прослушивать записи для контроля качества;
распределять звонки между свободными менеджерами;
анализировать нагрузку на сотрудников.

Для застройщика это особенно важно: проекты масштабные, клиенты принимают решение долго, и каждый звонок может повлиять на итог сделки. В результате руководитель получает прозрачную статистику, а менеджеры — удобный инструмент для работы.

Автоматизация коммуникации

Даже самая мотивированная команда не справится, если значительная часть времени уходит на рутину. Здесь помогает автоматизация.

Рассылки. Email- и SMS-напоминания клиентам о встречах, сроках оплаты или новых этапах строительства. Это снижает нагрузку на менеджеров и повышает уровень сервиса.
Чат-боты. Отвечают на простые вопросы клиентов (например, статус объекта или условия ипотеки), собирают заявки и передают их менеджерам.Такие решения давно перестали быть «дополнением». Это обязательная часть системы продаж, которая делает работу отдела прозрачной и прогнозируемой. Подробнее о том, как автоматизация помогает девелоперам работать с клиентами, мы рассматривали в кейсе Атлас Девелопмент.

Итог: как застройщику построить эффективную систему продаж

С чего начать? Со стратегии и плана продаж с уровнями «минимум — норма — максимум» — они задают реалистичные ориентиры и мотивируют команду.
Как организовать процесс? Воронка продаж и CRM фиксируют путь клиента от заявки до договора, помогают видеть конверсии и управлять в реальном времени.
Какие инструменты нужны менеджерам? Скрипты продаж сокращают ошибки, ускоряют адаптацию новичков и поддерживают единый стандарт сервиса.
Как развивать сотрудников? Система грейдов и обучение дают ориентиры для роста, удерживают специалистов и укрепляют команду.
Как поддерживать результат? Прозрачная мотивация и постоянный найм создают конкуренцию и кадровый резерв.
Как контролировать эффективность? Отчётность и чек-листы помогают находить узкие места и корректировать работу отдела.
Какие технологии подключить? IP-телефония исключает потерю звонков, а автоматизация коммуникаций (рассылки, чат-боты, онлайн-бронирование) ускоряет сделки и снижает рутину.

Экосистема Profitbase объединяет все шаги в единый цифровой контур — от первого контакта с клиентом до передачи ключей.

👉 Запишитесь на демо экосистемы Profitbase и узнайте, как объединить продажи, аналитику и работу с клиентами в одной системе.