Как застройщику организовать процесс заселения покупателей с помощью решений Profitbase
Рассказываем, как автоматизировать выдачу ключей застройщиком, коммуникацию с дольщиками и контроль этапов — от получения разрешения на ввод дома в эксплуатацию до подачи заявления в Росреестр.
Процесс заселения — финальный и один из самых важных этапов для девелопера. От его организации зависит, как быстро новые жильцы получат ключи, и останутся ли они довольны обслуживанием. В этой статье разберем по шагам, как провести заселение без ошибок и задержек, и как решения Profitbase помогают автоматизировать онлайн-заселение покупателей.
Зачем переводить заселение в онлайн
Классические схемы с очередями, бумажными актами и звонками менеджеров не отвечают ожиданиям современных покупателей. Онлайн-заселение покупателей решает сразу несколько проблем застройщика:
- Ускоряет процесс и избавляет от очередей в день приёмки.
- Снижает количество ошибок при составлении графика приёмки, передачи информации о дефектах подрядчикам..
- Повышает лояльность клиентов, делая процесс простым и прозрачным.
Решение «Выдача ключей» от Profitbase позволяет организовать приёмку с дольщиками в цифровом формате и выстроить работу с подрядчиками по устранению дефектов.
Этапы организации заселения покупателей
1 этап: ввод дома в эксплуатацию
Перед началом заселения застройщик проходит проверки контролирующих органов и получает разрешение на ввод объекта в эксплуатацию. Этот этап необходимо завершить до начала работы с покупателями.
Profitbase помогает автоматизировать работу с дефектами, которые могут быть выявлены после проверок.
Все замечания, выявленные во время приёмки, можно передать строителям в едином окне. Система отслеживает статусы и сроки устранения дефектов, что повышает качество сдачи жилья. Контроль внутренней приёмки увеличивает вероятность того, что покупатели примут квартиру с первого раза без дополнительных замечаний.
2 этап: информирование покупателей
Следующий этап — оповещение дольщиков о готовности объекта и начале заселения. Важно своевременно предоставить покупателям информацию о том, что дом готов и какие шаги они должны предпринять. Уведомления можно отправить на электронную почту, в мессенджер или по SMS. Если у покупателя подключен Личный кабинет покупателя от Profitbase, он может отслеживать статус сделки в своём аккаунте. От бронирования квартиры до выдачи ключей застройщиком.
3 этап: подготовка к осмотру
Ещё до осмотра квартиры можно отправить документы покупателю на проверку, например, акт приёмки-передачи, договор с управляющей компанией. Клиент заранее посмотрит документы и если есть ошибки — сообщит о них. Так в день приёмки у вас будет готовый пакет документов для подписания. Электронную подпись тоже можно выпустить заранее. Для приёмки новостройки и оформления права собственности потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Её можно выпустить бесплатно в приложении «Госключ».
4 этап: осмотр и подписание документов
С помощью сервиса «Выдачи ключей» от Profitbase график приёмки можно сформировать автоматически с учётом рабочего дня менеджеров. А значит, не будет очередей и пересечений по встречам.
Как проходит этот этап с помощью сервиса Profitbase:
→ Дольщик сам выбирает удобный слот для приемки.Данные передаются застройщику.
→ Менеджер точно знает, когда и в какое время приёмка с конкретным дольщиком.
→ На приёмке менеджер фиксирует замечания, прикладывает фото. Замечания сразу уходят подрядчикам на исправление.
→ Подрядчики исправляют дефекты. Менеджер отслеживает статус и сроки исправления.
→ После устранения замечаний, менеджер подписывает необходимые документы с дольщиком.
Автоматизация превращает классическую приёмку в прозрачный процесс, который полностью соответствует логике онлайн-выдачи ключей.
5 этап: оформление и выдача ключей
После подписания всех документов покупатель получает ключи от своей квартиры. Но юридически он становится собственником только после регистрации права в Росреестре. С марта 2025 года это обязан делать застройщик, причём в электронном виде.
С Profitbase заявление на регистрацию можно сформировать прямо из CRM. Система сама подтянет ключевые данные по сделке. Автоматизация позволяет снизить вероятность ошибок и увеличить вероятность успешной регистрации с первого раза.
6 этап: поддержка и обратная связь
Процесс заселения не заканчивается с передачей ключей. Важно организовать круглосуточную поддержку покупателей, чтобы они могли быстро решать возникающие вопросы.
Profitbase+EstateCRM позволяет эффективно обрабатывать обращения дольщиков, что ускоряет решение проблем и повышает уровень удовлетворенности клиентов. Кроме того, сбор обратной связи о процессе заселения помогает улучшать процесс в дальнейшем, учитывая замечания и пожелания клиентов.
Вывод
Организация заселения требует координации многих процессов. Решения Profitbase автоматизируют ключевые этапы: организация внутренней и внешней приёмки генерации документов для Росреестра.
Какие возможности получает застройщик с решением «Выдача ключей» от Profitbase:
→ Автоматическое оповещение дольщиков. Система уведомляет клиентов о вводе дома в эксплуатацию, после чего они могут записаться на приёмку онлайн.
→ Формирование графика приёмки. Менеджер видит записи клиентов, знает время каждой встречи и может спланировать рабочий день без очередей и накладок.
→ Удобная фиксация замечаний. Все комментарии клиента менеджер фиксирует в одном интерфейсе и передаёт подрядчику. Система помогает контролировать сроки устранения и статус работ.
→ Подготовка и подписание документов. После устранения замечаний менеджер автоматически формирует пакет документов для передачи квартиры.
→ Организация работы управляющей компании. Интеграция Profitbase с EstateCRM позволяет передавать обращения в УК, отслеживать их выполнение и контролировать качество обслуживания после заселения.
Такой подход помогает девелоперу ускорить процесс заселения и снизить нагрузку на менеджеров.
Ответы на частые вопросы
Что такое онлайн-заселение и какие задачи оно решает?
Это автоматизированный процесс, который избавляет от очередей и бумажной волокиты. Он помогает застройщику ускорить заселение, минимизировать ошибки в процессах и повысить прозрачность для клиентов.
Из каких этапов состоит заселение?
Основные этапы: ввод дома в эксплуатацию, информирование дольщиков, клиентская приемка, подписание документов и выдача ключей, регистрация сделки в Росреестре и постпродажная поддержка.
Как Profitbase помогает с выдачей ключей?
Profitbase автоматизирует ключевые этапы заселения и делает процесс предсказуемым для дольщиков и менеджеров. Система автоматически уведомляет клиентов о вводе дома в эксплуатацию и открывает возможность записаться на приёмку онлайн. Менеджер видит сформированный график встреч, может спланировать рабочий день и избежать очередей.
Во время приёмки менеджер фиксирует замечания в одном интерфейсе и передаёт их подрядчику, а система помогает контролировать сроки и статус устранения. После закрытия менеджер может автоматически сформировать пакет документов для подписания и передачи ключей.
Какие есть дополнительные возможности?
Интеграция с EstateCRM позволяет качественно обрабатывать обращения дольщиков, собирать обратную связь и контролировать работу УК.
А можно ли автоматизировать формирование заявления для Росреестра?
Да, с Profitbase заявление формируется прямо из CRM. Система автоматически подтягивает данные, минимизируя ошибки и ручной ввод.
Читайте по теме
На 40% увеличили скорость работы с заявками: кейс внедрения EstateCRM и Profitbase для RDI
Как понять, что CRM для застройщика настроена правильно
Ошибки при внедрении CRM в строительстве
Как внедрить CRM для застройщика — от стратегии до результата
Как девелоперу организовать процесс продажи квартир в онлайнеОшибки застройщика в коммуникации с клиентами
Регламент отдела продаж застройщика: как выстроить работу на каждом этапе
Как застройщику продавать больше недвижимости
Интеграция CRM и Авито: автоматическая публикация объектов и управление объявлениями
Как застройщику продавать больше недвижимости
14 ключевых метрик отдела продаж застройщика и как их отслеживать